Nimm dir Zeit für Zeitmanagement

Mittlerweile gibt es Dutzende von sogenannten Zeitmanagement-Methoden, allerdings ist es wichtig, auch die richtige für den jeweiligen Typen zu finden. Wir sorgen für Abhilfe.

Für die Traditionalisten – Die Eisenhower-Methode

Eine der bekanntesten und gleichzeitig effektivsten Zeitmanagement-Methoden – betitelt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower: Die vier Rubriken "wichtig"/"unwichtig" und "eilig"/"nicht eilig" werden in einer Matrix angelegt. Die Aufgabe im Kasten von "wichtig" & "eilig" sollte sofort erledigt, diejenige in "unwichtig" & "eilig" delegiert werden. Terminiert werden die Themen in der Kategorie "wichtig" & "nicht eilig" – Aufgaben, die abgelegt werden können, fallen unter "unwichtig" & "nicht eilig". Aufschreiben soll man seine geplanten Tätigkeiten gar nicht, vielmehr soll das System intuitiv genutzt werden.

Für die Gehirnjogger – Die ALPEN-Methode

Ein so genanntes Akronym – jeder Buchstabe steht für einen Punkt im Tagesplan. So ist der Tag fast durchgeplant, Abweichungen sind bereits eingeplant. Lothar J. Seiwert hat diese Methode entwickelt, nur wenige Minuten pro Tag soll die Erstellung eines schriftlichen Tagesplans dauern. Allerdings sollten Menschen, die in einer schnelllebigen Branche arbeiten, von der Methode absehen: Eine detaillierte Planung muss bereits zu Beginn des Arbeistages möglich sein. 

Für die Kreativen – die ABC-Methode

Ist so banal, dass man fast nicht an den Erfolg glauben kann: Die Aufgaben sollen demnach nur nach Wichtigkeit geordnet werden.

• A-Aufgaben: oberste Priorität/sehr wichtig
• B-Aufgaben: mittlere Priorität/nicht so wichtig
• C-Aufgaben: niedrige Priorität/unwichtig

Mit diesem Prinzip sollen kreative Menschen unterstützt werden, die primär mit der rechten Gehirnhälfte arbeiten. Die linke Gehirnhälfte wird vor allem von pragmatischen Menschen genutzt.  Die Kreativen möchten hingegen keine langen Listen aufsetzen – und so mag die ABC-Methode zwar banal anmuten, für die richtige Zielgruppe bietet sie aber genügend Struktur ohne für Abschreckung zu sorgen.

Für die, die sich ablenken lassen – die Not-To-Do-Liste

Manchmal kann es ganz nützlich sein, das Pferd von hinten aufzuzäumen. Auf der Not-To-Do-Liste sollen alle Aufgaben notiert werden, mit denen man sich an dem Tag nicht beschäftigen sollte. Darunter fallen private Emails lesen und ähnliche Zeitfresser. Sofern man sich an diese Liste halten kann, gestaltet man den Arbeitstag deutlich effizienter.

Für die Ungeduldigen – GTD

„GTD“ steht für „Getting Things Done“ und wurde von dem Bestseller-Autor David Allen entworfen. Der Fokus liegt dabei auf der Priorität der Aufgabe, sprich: Alle Aufgaben werden nach ihrer Dringlichkeit geordnet, seien sie noch so klein. Dadurch sollen alle wichtigen Aufgaben erledigt werden, auch der Kleinkram kommt dadurch nicht zu kurz.

Für die, die Erfolge verbuchen wollen – die Salami-Taktik

Zunächst müssen dabei Aufgaben und Ziele identifiziert werden, die dann möglichst konkret formuliert sind. Diese sollen dann auf realistische Teilziele heruntergebrochen werden – erst dann werden sie priorisiert und entsprechend abgearbeitet. Positiv soll es sich vor allen Dingen auswirken, dass die Person immer wieder durch das Erreichen eines Zieles motiviert wird. Frei nach dem Motto: Der Weg ist das Ziel.

Für die Trödler – das Pareto-Prinzip

Die Methode geht auf Vilfredo Pareto zurück: Bei der Untersuchung des Bodenbesitzes in Italien am Anfang des 20. Jahrhunderts fiel ihm auf, dass 20 Prozent der italienischen Staatsbürger 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen. Seine Schlussfolgerung: Die Banken mussten demnach mit einem Fünftel ihrer Zeit 80 Prozent der Kunden betreuen. So besagt das Pareto-Prinzip, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden Prozente benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.

Hört sich umständlich an, heißt aber in der Praxis nichts anderes als: Indem man herausfindet, was tatsächlich erledigt werden muss und was eher "Zeitverschwendung" ist, kann man seine Arbeit leicht strukturieren. Man versucht 80 Prozent der anfallenden Arbeit in 20 Prozent der Zeit zu erledigen, da man dabei automatisch die entscheidenden Aufgaben herausfiltert und bearbeitet.